社内研修のオンライン配信に、申込ページは要らない

社内研修をオンラインで配信することになったとき、担当者の多くは外部向けセミナーの手順をそのまま持ち込む。申込フォームを作り、確認メールの文面を整え、申込者名簿をスプレッドシートに転記する。宛先は全員、名前も所属も知っている同僚なのにだ。この記事では、社内向けの配信からどの手順を削れるのか、そして削った代わりに何を諦めることになるのかを整理する。

申込フォームは何のためにあるのか

外部向けのウェビナーで申込フォームが必須なのは、相手が誰だか分からないからだ。主催者は参加希望者の名前も連絡先も知らない。だからフォームで自己申告してもらい、確認メールで連絡手段がつながったことを確かめ、名簿を作って当日の入場管理と事後フォローに備える。フォームも確認メールも名簿も、すべて「相手を知らない」という一点から派生した仕事である。

社内では、この前提が最初から崩れている。対象者のリストは人事か上長が持っていて、連絡手段は社内のチャットかメールで確立済みだ。つまり、申込フォームが果たすはずの仕事は、フォームを作る前に終わっている。終わっている仕事のためにフォームを作るから、誰の役にも立たない作業が生まれる。参加者はとっくに知られている氏名をもう一度入力し、担当者は答えの分かっている名簿を集計する。

URLを直接配る運用

社内向けの配信は、視聴URLを1本発行して、社内チャットとカレンダーの予定に貼るだけで成立する。申込フォームは作らない。確認メールも送らない。名簿も作らない。開催を思い出させる役目は、カレンダーの予定が引き受ける。参加者から見れば普段の会議と同じで、時間になったらリンクを開くだけになる。

StageVivoでは、参加のしかたを「申込ページを公開する」か「リンクを直接配る」かから選べる。後者を選ぶと視聴者全員が1本の共通URLで入場する形になり、社内研修向けのひな形も用意されている。

引き換えに失うもの

共通URLの運用には、はっきりした代償がある。**誰が見たかが記録されない。**全員が同じURLから入るため、視聴者を個人として識別できない。したがって出席確認はできないし、「参加した人にだけ」「欠席した人にだけ」といった個人を特定した事後フォローもできない。受講の証跡が求められる研修、たとえばコンプライアンス研修や資格に関わる研修に、この運用は向かない。

証跡が要るなら、申込ページの方式に戻すのが筋だ。申込者ごとに個別のURLが発行され、出欠が記録される。手間が戻ってくる代わりに、記録も戻ってくる。どちらかが正解という話ではなく、会の性質で使い分ける話である。

その記録は、あとで使われるのか

では、手元の研修はどちらの性質なのか。判断の分かれ目は、出欠の記録を後工程で使うかどうかに尽きる。全社朝会、部門の共有会、有志の勉強会、新しい制度の説明会。この種の会で集めた名簿が、開催後に一度でも開かれただろうか。義務としての出席確認がない会なら、名簿は集めた瞬間から誰にも読まれないファイルになる。使われない記録のために、参加者全員にフォームを書かせていたことになる。

記録を捨てても、その場の反応まで捨てるわけではない。配信中の投票やアンケートは共通URLの運用でも人数ぶん集まるので、理解度の確認や研修直後の感想は、匿名の集計としては取れる(誰が答えたかは分からない)。質問はQ&Aで受けられて、匿名でも投稿できる。登壇者が役員や部門長である社内の会では、記名では出てこない質問が匿名だと出てくる。社内向けの配信にとって、匿名性はむしろ好都合に働くことが多い。

使い分けの基準

基準は結局1つしかない。誰が見たかの記録を後で使うなら申込ページを公開し、使わないならURLを直接配る。前者には外部向けと同じ手間がかかり、後者は会議のリンクを貼るのと同じ手間で済む。社内の定例的な会のほとんどは後者で足り、証跡の要る研修だけが前者に残る。外部セミナーの手順書を流用する前にこの振り分けを済ませておけば、フォームと確認メールと名簿の一式は、本当に必要な会にだけ残せる。

配信画面や投票の作り方は機能一覧にまとまっている。