ウェビナー録画を申込者に送る方法——そして「送らない」という選択肢

ウェビナーが終わった直後、主催者を待っているのは「録画の共有」という定番の作業だ。管理画面で録画の処理が終わるのを待ち、リンクを探し、申込者リスト宛にもう1通メールを書いて送る。この記事では、そもそもなぜこの作業が発生するのかを分解し、それを丸ごとなくす運用を紹介する。

1つのイベントに3本のURLが生まれる

典型的なウェビナーでは、終わってみると3本のURLが発行されている。1本目は申込ページのURL。告知に使い、参加者がブックマークし、確認メールやカレンダーの予定にも入っている。2本目は当日のライブ視聴用リンク。そして3本目が、配信終了後に初めて生成される録画リンクだ。

問題はこのズレにある。イベント後に意味を持つのは3本目だけなのに、申込者の手元にあるのは1本目と2本目だけ、という状態が必ず発生する。

標準的なフロー:コピーして、貼って、送り直す

大手ウェビナーツールの多くは、クラウド録画を元の参加用リンクとは別の「共有用の録画リンク」で配布する仕組みになっている。ホストは処理が終わった録画を開き、新しく発行されたURL(多くの場合パスコード付き)をコピーして、メール等に貼り付けて送る。

念のため書いておくと、これはアクセス制御の欠陥ではない。録画リンクには一般にパスコード保護や視聴者制限が用意されていて、見逃し配信の公開範囲はきちんと絞れる。問題はもっと単純なところにある。どれだけ厳重に守っても、そのリンクが「新しい住所」であることは変わらない——申込者がブックマークし、確認メールを保存した時点では、まだ存在しなかったURLなのだ。

新しいリンクが静かに壊すもの

ここで、すでに世の中に出回っている「元のリンク」の置き場所を思い浮かべてほしい。申込時に保存されたブックマークを開いても見逃し配信には辿り着けない。カレンダーの予定は終了済みのライブ配信を指したままだ。「後で見返せるように」と残しておいた確認メールのリンク先に、録画は載っていない。

結果として主催者は2回目のミニキャンペーンを走らせることになる。申込者リストを書き出し、「録画はこちら」メールを作成して送信し、それでもそのメールを見落とした人からの「録画はどこですか?」という問い合わせに個別に答える。どれも難しい作業ではない。ただ、見逃し配信が「引っ越した」せいだけで発生している作業だ。

申込URLをイベントの恒久的な住所にする

StageVivoは逆の設計を採っている。申込ページのURLそのものが、配信終了後はそのまま見逃し配信のURLになる。申込→ライブ視聴→アーカイブ視聴という3つのフェーズを、1本のURLが最初から最後まで担う。

これにより、すでに出回っているリンクのコピーはすべて生きたまま使える。自動で送られるリマインドメール(前日+開始直前)にも同じリンクが載る。申込時のブックマークを開けば見逃し配信に着く。全員が住所をすでに持っているのだから、2通目のメールを送る必要はそもそもない。

URLを変えずにアクセス制御する

URLを1本に保つことは、視聴者のコントロールを手放すことではない。StageVivoではウェビナーごとにアーカイブの公開範囲を設定できる——全体公開、登録者限定、パスワード保護——そして設定を変えてもURLは変わらない。

それでもフォローアップメールを送りたい場合(申し込んだのに当日来なかった人への案内など)は、一斉送信ではなく狙い撃ちができる。申込者ごとに個別のワンタイムURLが発行され、出欠は自動で記録される(手動の出席確認は不要)。参加者ごとのCSVエクスポートには氏名・メールアドレス・出欠・視聴時間が含まれるため、欠席者だけに送ればいい。しかも本文は1行で済む——「見逃し配信は、お手元のリンクからそのままご覧いただけます」。

同一URLアーカイブは、StageVivoの機能一式を貫く設計思想の一例だ。この運用を大手ウェビナーツールと具体的に比べたい場合はウェビナーツール比較ページも参照してほしい。